Gestión de procesos judiciales y tutelas

Del Excel de hoy al expediente que avisa antes de que algo venza

Catorce capítulos, necesidad por necesidad: cómo entra la información que ya existe, cómo se completa con la Rama Judicial, cómo se controlan términos, tutelas y fallos, y cómo se responde a la dirección y a los entes de control. Cada uno con su videotutorial.

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Capítulo 1

Su Excel, cargado y limpio

Traer la base de procesos que hoy vive en hojas de cálculo —con radicados mal escritos, el mismo juzgado con mil grafías y fechas guardadas como texto— sin perder una fila y sin cargar basura.

Se sube el fichero tal como está. El sistema reconoce la plantilla por su cabecera, analiza cada fila sin escribir nada y la clasifica; una persona revisa las equivalencias que propone —el juzgado por el código del radicado, la clase por su nombre— y solo entonces aplica.

Cada fila termina en una clase —nueva, sin cambio, actualiza, conflicto, duplicada o rechazada— y las cuentas cuadran con el fichero.

Capítulo 2

La segunda entrega: sin cambio, actualiza o conflicto

La base no se carga una vez: llega otra entrega cada mes, a veces en CSV, con procesos nuevos, otros que cambiaron y otros que ya estaban. Volver a cargarla no puede duplicar ni pisar lo que el equipo ya corrigió.

La entrega se compara fila a fila con lo que ya existe: lo idéntico se marca «sin cambio», lo que trae datos nuevos «actualiza» y lo que choca con lo que alguien editó a mano «conflicto», que decide una persona: reemplazar, actualizar solo lo vacío o mantener. Y si un lote salió mal, se deshace lo que nadie ha tocado desde que se aplicó.

El CSV entra en UTF-8 o en la codificación de Windows, separado por punto y coma o por coma: se detecta, no se pregunta.

Capítulo 3

Sus listas como catálogos, y desactivar sin perder

Regionales, etapas, causas, despachos y clases de proceso son de la entidad, no del producto: hay que poder crearlos, corregirlos y retirarlos sin que un expediente pierda el suyo.

Cada catálogo se administra desde Datos maestros: buscar antes de crear, añadir o editar en una ventana, y desactivar en vez de borrar. Las listas de la hoja de catálogos se cargan de una vez por el mismo cargue (perfil «Catálogos de la entidad»), y cada grafía aprobada queda como equivalencia para los procesos que vienen después.

Desactivar no borra: al editar, el expediente enseña su valor marcado «(desactivado)».

Capítulo 4

Por correo: el cargue que llega solo

Muchas entregas llegan por correo. Que el fichero adjunto entre al sistema sin que nadie lo descargue y lo vuelva a subir, y sin abrirle la puerta a cualquier remitente.

Se envía el fichero al buzón de cargues con el asunto «CARGUE» y el código de la plantilla. El sistema lo recoge, lo analiza como cualquier otro lote y responde en el mismo hilo con el resultado.

El correo repetido se reconoce por su identificador de mensaje, no por su asunto: reenviarlo no duplica nada.

Capítulo 5

Desde sus sistemas, sin pasar por Excel

Leer la información desde los sistemas de la entidad y, cuando haga falta, alimentarla desde ellos: sin hojas de cálculo de por medio y sin acceso directo a la base.

Una API REST con token por sistema: expedientes con los mismos filtros de la pantalla, actuaciones, términos, catálogos y un feed de cambios que avanza por cursor. Los lotes también se depositan por la API: se analizan como cualquier otro y los aplica una persona. Y un conector de solo lectura trae los datos de una vista de su base de datos, sin escribir en ella.

60 consultas por minuto por token; las credenciales de sistema emiten tokens que caducan en una hora.

Capítulo 6

Con solo el radicado, y la Rama Judicial completa el resto

Registrar un proceso sin transcribir lo que la Rama Judicial ya publica —despacho, partes, actuaciones— y sin crear dos veces el mismo expediente.

Se escribe el radicado; el sistema consulta la Rama Judicial y propone el formulario lleno: despacho por su código, clase, fecha y sujetos. Una persona revisa y guarda. Ya en la ficha, las actuaciones publicadas se incorporan al expediente sin duplicar ninguna. Y si el despacho enciende la vigilancia automática, cada día se consultan los procesos vivos —primero los de término o audiencia cercana—, lo nuevo se incorpora solo y se avisa al apoderado, y queda en «Novedades de la Rama».

Una consulta trae todas las actuaciones del proceso, de cuarenta en cuarenta, sin quedarse en la primera página.

Capítulo 7

Desde la demanda en PDF, con inteligencia artificial

Cuando lo que llega es la demanda o el auto en PDF, que los datos del expediente salgan del documento y no de volver a teclearlo.

Se sube el PDF; el sistema extrae el texto (con reconocimiento óptico si es una imagen) y la IA propone los campos del formulario. Se abre el formulario precargado y marcado «propuesto por la IA»: lo guarda una persona.

Ningún dato propuesto por la IA se guarda solo: lo confirma una persona, campo a campo.

Capítulo 8

De la notificación al término, sin que nada se venza

Lo que llega del juzgado tiene que convertirse en una tarea con fecha, con su responsable y sus avisos, contado en días hábiles; y lo que la entidad debe aportar como prueba, también.

La notificación entra a la bandeja —a mano o desde el correo institucional—, se asigna a su expediente y genera su término en días hábiles. El término avisa antes de vencer, se ve en el calendario y se declara cumplido con su fecha. Cada persona lleva sus audiencias, sus términos y el cumplimiento de sus tutelas a su propio Outlook o Google con una suscripción de solo lectura, y elige a qué correo y por qué canales le llegan los avisos.

Los festivos de Colombia —19 desde 2026— se calculan, no se teclean: un término de tres días hábiles desde un viernes vence el miércoles.

Capítulo 9

Tutelas, riesgo y cumplimiento de fallos

Las tutelas son el volumen crítico: hay que saber cuáles exigen atención primero, cumplir los fallos a tiempo y llevar la provisión, los pagos y los embargos con soporte.

Cada tutela lleva sus derechos invocados, su fallo, la impugnación y el cumplimiento. Alto riesgo lista las que van primero; el tablero dice sobre qué universo mide; la ficha lleva la provisión, el pago y las medidas cautelares.

Tres avisos de cumplimiento por tutela: tres días antes, el día y vencido.

Capítulo 10

Informes para la entidad y para los entes de control

Responder a la dirección y a los entes de control con el corte que pidan cada vez, sin rearmar un Excel a mano y con cifras que se puedan explicar.

Cada informe dice de qué tabla sale su cifra; los indicadores se explican con su fórmula; el informe a medida elige filtros y columnas, fija el destinatario y la referencia, y se guarda como plantilla. Los indicadores de gestión se ven juntos en una pantalla —oportunidad en actuaciones y en trámites, pruebas por área, fallos, provisión y medidas—, cada porcentaje con su denominador al lado.

Seis indicadores de gestión —oportunidad, entrega probatoria, tiempo de asignación, intereses pagados, fallos desfavorables y cobertura de la provisión—, cada uno con su fórmula y su denominador a la vista.

Capítulo 11

Inteligencia artificial con sus datos protegidos

Usar inteligencia artificial para leer expedientes largos y clasificar actuaciones sin exponer datos personales, sin entrenar modelos con la información y sabiendo de dónde sale cada respuesta.

El análisis del expediente lee las actuaciones y, en el avanzado, condensa cada documento largo en una ficha antes de analizar. El asistente de cada pantalla responde con los permisos de quien pregunta.

Cuatro políticas: apagada, solo local, local primero o nube primero. A la nube solo llegan datos seudonimizados.

Capítulo 12

Control: usuarios, permisos, segundo factor, bitácora y ayuda en cada pantalla

Saber que quien entra es quien dice ser, qué puede hacer cada persona —incluidos los apoderados externos— y qué hizo; y que el equipo aprenda el sistema sin depender de una capacitación presencial.

Cada persona tiene un rol y, si hace falta, excepciones de permiso propias. El despacho puede exigir el segundo factor a todas las cuentas: al entrar, un asistente lo activa paso a paso (la app autenticadora, un código al correo, por SMS o WhatsApp, o su rostro). La bitácora registra quién hizo qué y cuándo; el centro de ayuda tiene el manual de cada pantalla, sus vídeos y este recorrido.

Abrir una ficha o descargar un documento también deja rastro: la bitácora sabe quién leyó, no solo quién escribió.

Capítulo 13

Documentos y términos, sin salir del sistema

Unir, foliar, comprimir o pasar a PDF un escrito antes de radicarlo, leer un escaneo o un correo del juzgado, transcribir la grabación de una audiencia, y saber cuándo vence un término —con festivos y vacancia judicial—, sin subir los documentos del expediente a páginas de internet de terceros.

Las herramientas de documentos —organizar, optimizar, editar, convertir, leer, correo y seguridad— y las de audio y voz —transcribir una audiencia o un dictado, extraer el audio de un video, cortar, unir, mejorar— trabajan sobre una mesa temporal que solo ve quien la usa y que se borra sola. Un documento se trae del expediente y el resultado se guarda en él como documento nuevo o como su versión siguiente. La calculadora de términos cuenta días hábiles con los festivos de Colombia y, si el despacho la tiene, la vacancia judicial; las 48 horas de una tutela, de hora en hora sin los días inhábiles; y explica día a día lo que no contó. Y la pantalla de festivos dice, para cualquier año, qué días son hábiles para una entidad y para un despacho, con el 17 de diciembre y la Semana Santa.

Documentos, audio y voz en una sola mesa, que se vacía sola a las dos horas sin uso.

Capítulo 14

Trámites por pasos entre áreas

Cumplir un fallo exige que cuatro áreas actúen en orden —liquidar, disponer y girar, registrar, pagar con soporte— y responder un derecho de petición dentro de su término. Sin un expediente por pasos, cada área cree que la demora es de otra y el término se vence entre correos.

Una plantilla parametrizable —etapas en orden, cada una con su área, su plazo en días hábiles, sus verificaciones (las críticas no admiten «no aplica»), el documento que exige y la condición que debe cumplirse— se copia sobre el expediente. Solo alguien del área completa su etapa, y quien solicitó el giro no puede pagarlo: la separación de funciones rige también para un administrador. El semáforo dice por qué un trámite está en rojo, y el área recibe el aviso cuando le llega una etapa y antes de que venza.

Dos plantillas de fábrica (cumplimiento de un fallo y derecho de petición con sus tres modalidades de la Ley 1755).

Los videotutoriales se grabaron sobre datos de ejemplo, con voz sintética y subtítulos. La apariencia puede variar según la instalación.